Qual a importância do planejamento estratégico de eventos?

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Qual a importância do planejamento estratégico de eventos?

O setor de eventos tem crescido muito nos últimos anos, com destaque para os eventos corporativos.

Empresas de todos os portes e segmentos veem nesse tipo de ação uma estratégia de marketing bastante eficaz para se aproximar de seus públicos prioritários e gerar engajamento. Para garantir seu sucesso, elas contam com o planejamento estratégico de eventos.

Mas será que é realmente necessário planejar um evento de maneira estratégica? Quais são os benefícios dessa decisão e como esse trabalho prévio pode gerar resultados mais positivos para sua empresa? É o que explicaremos a seguir!

Qual é a importância do evento corporativo?

Todo evento corporativo é um investimento. Como tal, ele precisa ter um objetivo bem definido, estar alinhado aos objetivos estratégicos da organização e contribuir, de alguma forma, para a geração de receita.

Isso significa que, ao estabelecer o objetivo do evento, você também identificará quais metas e indicadores de performance serão acompanhados. Esses três pilares (objetivos, metas e métricas) servem para manter sua equipe focada nos resultados que o evento deve trazer.

Eventos geram relacionamentos, fortalecem conexões e estimulam o engajamento de públicos importantes para sua organização. Portanto, planejá-los estrategicamente é encurtar o caminho entre o hoje e o futuro de sucesso da sua empresa!

Como fazer o planejamento estratégico de eventos?

O pontapé inicial nós já mencionamos: defina seu objetivo, estipule as metas e defina os indicadores. A partir daí, basta seguir esses passos:

Identifique o público

Além da quantidade de pessoas que participarão do evento, você precisa saber qual é o perfil delas. Inclua nessa pesquisa faixa etária, profissão, interesses, dificuldades, hábitos e comportamentos. Ao explorar em detalhes o perfil do seu público, você conseguirá planejar e executar um evento de forma assertiva e que supere as expectativas.

Reúna informações do CRM da empresa, faça pesquisas mercadológicas, monitore interações em plataformas digitais e canais de comunicação para entender quais são as necessidades desse público em específico e como atendê-las com seu evento.

Defina tema, infraestrutura e recursos

A partir do objetivo do evento, você pode identificar o tema e começar a pensar na infraestrutura necessária para a execução, bem como os recursos que deverão ser contratados. O tema ou o conceito do evento é o que determina sua identidade visual, a comunicação que será utilizada para disseminar a informação e até seu estilo de decoração.

Também é possível definir que tipo de serviços de suporte você necessitará, como: local, tipo de sala, credenciamento, alimentação, estacionamento, áudio e vídeo, entre outros. Lembre-se de que aqui entram os recursos humanos, portanto, liste os profissionais que farão parte da equipe tanto no planejamento quanto na execução.

Organize a comunicação

Para que seu evento seja um sucesso, a comunicação deve ser impecável. Defina os canais de divulgação, tipo e formato de convite, como as pessoas farão a confirmação e determine um cronograma para que todas as ações sejam desenvolvidas com tempo hábil para mobilizar sua audiência.

Para gerar expectativa, crie teasers a respeito do evento, faça transmissões ao vivo dos bastidores e preparativos e lance ações de engajamento, como concursos e promoções. Manter o público-alvo envolvido desde o primeiro momento é essencial para garantir quórum no evento!

Parta para a ação

Todos os movimentos devem estar alinhados, portanto, utilize o conceito de Tempos e Movimentos para criar um roteiro a ser seguido. Cronometre as ações, demarque posições dos profissionais e ensaie cada passo para que nada saia do planejado.

Para evitar imprevistos, lembre-se ainda de manter uma comunicação constante com a equipe que está envolvida na execução. O uso de rádios, smartphones e aplicativos de comunicação instantânea pode facilitar muito a troca de informações nessa hora.

Avalie a performance

Ao final do evento ou alguns dias após sua execução, envie uma pesquisa de satisfação para os participantes para averiguar o que eles acharam. Peça feedback sobre a infraestrutura, atendimento, divulgação, alimentação, palestrantes e outros itens que você considerar importantes para uma análise completa.

Não se esqueça também de fazer uma reunião com a sua equipe para saber quais foram as dificuldades, os pontos fortes e fracos do evento. Afinal, a experiência serve para que os próximos sejam ainda melhores!

E você, gostou do conteúdo? Gostaria de compartilhar outras dicas para fazer um planejamento estratégico de eventos? Contribua com sua experiência aqui nos comentários!

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