A produção de eventos corporativos exige alguns cuidados específicos. Mais do que um congresso, premiação, workshop ou convenção, eles incorporam a imagem da empresa, refletem sua cultura organizacional e podem produzir resultados significativos quando conduzidos de maneira apropriada.

No entanto, é comum surgir uma dúvida quando eles aparecem no planejamento. Qual é a melhor alternativa: produzi-los internamente ou terceirizá-los?

A decisão mais apropriada depende da análise de alguns aspectos. Vamos conhecê-los?

Equipe disponível/ Expertise

Escolher alguns colaboradores entre uma grande equipe para cuidar da produção de eventos corporativos pode ser viável. Porém, quando todo o seu pessoal já está suficientemente atarefado com as atividades normais da empresa, essa decisão pode ser um grande risco.

Com uma sobrecarga de tarefas, a qualidade de pelo menos uma das atribuições ficará totalmente comprometida, seja do evento ou das tarefas diárias.

Diferentemente dos colaboradores internos, uma equipe terceirizada não tem outras prioridades relacionadas ao dia a dia da empresa. Por isso, seu foco é única e exclusivamente a produção do evento, fator que aumenta a possibilidade de um serviço de qualidade realizado em um prazo reduzido.

Se sua equipe conta com colaboradores realmente experientes na produção, as chances de que eles sejam bem-sucedidos são maiores. Porém, se essa não é a sua realidade, a solução interna pode ter resultados indesejados quanto à realização e ao orçamento destinado ao evento.

Uma pessoa ou empresa experiente é aquela que sabe:

• planejar um evento apropriado para cumprir os objetivos do contratante. Um lançamento de produto ou premiação têm um “clima” completamente diferente de um congresso, por exemplo;
• preparar o ambiente adequado. Como já dissemos, os eventos refletem a imagem da empresa para seu público interno e externo, e os detalhes da preparação do local são importantíssimos;
• recorrer a fornecedores confiáveis, com quem já possui contato, para providenciar a compra ou locação de todos os equipamentos necessários, garantindo qualidade e preço justo;
• contratar ou instruir os serviços de apoio para que o atendimento prestado atenda às expectativas do contratante;
• calcular de forma exata e garantir o fornecimento de materiais ou alimentação de acordo com a quantidade de pessoas, evitando a falta ou excesso de itens ou, em outras palavras, o vexame ou o desperdício.

Outros aspectos definem a capacidade de um grupo ou empresa para produzir um evento corporativo, mas esses requisitos são fundamentais para fazer do evento um sucesso ou um episódio a ser esquecido da memória da organização.

Custos

Pelo contato frequente com fornecedores da área, empresas terceirizadas conseguem negociar itens a um preço vantajoso, reduzindo os custos da produção de um evento. Além disso, elas podem apontar alternativas que à primeira vista podem parecer menos atrativas, mas são muito convenientes. Vamos pensar em um exemplo:

Enquanto um colaborador pode ter descartado um espaço de eventos porque a locação é cara, um profissional pode mostrar que essa contratação é vantajosa.

Embora com aluguel mais caro, se o local de eventos inclui a utilização de mobília, painéis, palcos, tapetes, itens de som e iluminação que, se contratados separadamente, tornariam o orçamento muito maior, ele é uma boa alternativa.

Portanto, a experiência do produtor é o diferencial que conhece os recursos do mercado e ajuda a identificar oportunidades, garantindo o melhor evento a um custo menor.

Capacidade na solução de imprevistos

Por mais que um evento tenha sido muito bem planejado e organizado, existe a possibilidade de acontecer algum imprevisto. Falha em equipamentos, atraso na entrega de bebidas, problemas na montagem de palco.

Se o evento foi organizado por um dos funcionários da empresa, será difícil conseguir outro fornecedor que aceite ou tenha condições de atender a essa emergência.

No entanto, profissionais terceirizados possuem competência técnica e uma rede de contatos que ajuda a contornar essas situações de forma ágil e certeira, sem comprometer o evento.

E agora, qual você acha que é a melhor opção para a produção de eventos corporativos? Qual delas garante maior qualidade sem comprometer o trabalho de sua equipe no dia a dia?

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