Evento corporativo de sucesso: como elaborar uma checklist!

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Evento corporativo de sucesso: como elaborar uma checklist?

Perfeição, repercussão e retorno: essas são palavras indispensáveis no dia a dia do gestor de um grande evento corporativo. Para que essa empreitada tenha ainda mais sucesso, questões como planejamento e delegação de tarefas devem ser sempre colocadas no topo da sua checklist de eventos.

Por mais simples que possa parecer, a checklist norteia todas as tarefas a serem realizadas em um evento. Com as demandas listadas e organizadas em ordem de prioridade, portanto, torna-se mais fácil corrigir possíveis erros caso algo saia do previsto.

Abaixo, destacamos os itens que não podem faltar na sua lista e a importância de cada um deles. Continue a leitura e prepare-se para garantir o sucesso dos seus eventos corporativos!

Elabore uma planilha completa

A checklist é um documento fundamental para a realização de um evento corporativo. Ao segui-la à risca, não há espaço para esquecimentos, e a possibilidade de imprevistos torna-se muito menor. Lembre-se que confiar apenas nos anos de experiência e na boa memória pode ser uma armadilha!

O primeiro passo para elaborar sua checklist é produzir um documento com os seguintes campos: nome do evento, datas (montagem, realização e desmontagem), endereço, público estimado e atividades programadas. Insira também as descrições das ações e os seus respectivos responsáveis, contatos, situação (status), prazo para conclusão (deadline), pagamentos a serem feitos e observações.

Outro grande trunfo da checklist é que ela te permite elencar as prioridades do evento. Assim, você garante que as atividades mais importantes sejam realizadas com antecedência, mas não se esquece das secundárias.

Utilize esse recurso em todas as etapas, ou seja, tanto na preparação quanto na execução e no pós-evento.

Delegue tarefas e faça um evento corporativo inesquecível

Um dos grandes equívocos dos gestores é centralizar ações que poderiam ser delegadas a outros membros da equipe. Por isso, antes, durante e no pós-evento, é fundamental realizar reuniões com a sua equipe, usando a checklist para nortear e orientar sobre o que cada um deve fazer nesses períodos.

Erros e incidentes podem acontecer, mas uma checklist bem elaborada permite que você identifique o responsável por cada tarefa e atue rapidamente para corrigir o problema. Tome nota de quais informações você deve ter de cada profissional que atuará no evento e como inseri-las na checklist.

Veja um exemplo:

Tarefa Fornecedor Contatos fornecedor Responsável Contatos responsável
Receber e orientar as recepcionistas X Eventos e Recepções
  • telefone;
  • e-mail;
  • WhatsApp;
  • rádio comunicador.
João dos Santos
  • telefone;
  • e-mail;
  • WhatsApp;
  • rádio comunicador.

Ao delegar as tarefas, você também conseguirá focar nas questões mais estratégicas do trabalho.

Contemple todos os itens e subitens

Não há regras fixas, pois tudo dependerá das dimensões e objetivos do seu evento. De modo geral, porém, uma checklist deve conter:

Local

Mais do que simplesmente escolher o local, é preciso estar atento, a partir do briefing do cliente se ele atende as demandas do evento, ou seja, o que o espaço já oferece x o que precisaria ser contratado de terceiros. Exemplo: tem ar condicionado, ambulatório? A & B (alimentos e bebidas) o local oferece? É possível contratar buffet a parte? Enfim, se todas as características do espaço supre as necessidades e, caso não supra, o que será necessário contratar para que o evento seja realizado com a devida estrutura? Contemplar esse passos são fundamentais na hora de montar a checklist e não deixar nenhum item de fora.

Produção

Neste item, inclua: lista de palestrantes; atrações especiais; convites (elaboração, distribuição e venda, se for o caso); estratégias de divulgação; produção do roteiro e programação; montagem (mapa das mesas, planta das salas, localização do palco, mesas de apoio e buffet, cenografia, sonoplastia e logística).

Colaboradores e terceiros

Liste todos os profissionais envolvidos, sejam os da sua equipe, sejam fornecedores. Não se esqueça do que falamos sobre a delegação de tarefas e inclusão das formas de contato. Este é um passo super importante da checklist e pode fazer a diferença na hora do evento, pois ao se deparar com um imprevisto, com as etapas bem descritas e a delegação de tarefas feita, os membros da equipe tendem a ter uma tomada de decisão mais rápida e acionarem quem for necessário e responsável pela função.

Recursos materiais

Liste tudo o que for necessário locar ou comprar para o evento. Todos os objetos, desde os mais simples, exemplos: lembrancinhas, objetos temáticos (chapéus, acessórios em geral), até itens mais complexos, como: aparelhos tecnológicos para alguma ativação ou dinâmicas específicas. Enfim, aqui podem ser diversas opções e tudo vai depender do objetivo do evento, público alvo e etc;. O mais importante é ter todos os pontos listados nas chek-list para que não hajam imprevistos no grande dia.

Alimentos e bebidas

Inclua desde a definição do cardápio e fase de degustação de buffet até a escolha final com o menu do evento.

Pós-evento

Insira as ações que devem ser concluídas nos dias subsequentes ao evento: preparação de relatório final, envio: de agradecimento e pesquisa de satisfação, finalização da prestação de contas, relatório com as informações pós-evento como fotos, vídeos e o balanço.

Agora que você já conhece as melhores dicas para elaborar uma checklist perfeita, seja estratégico, delegue com maestria e contrate com segurança. Assim, você vai usufruir do melhor que sua equipe, parceiros e fornecedores têm a oferecer.

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