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O papel do líder na comunicação interna: Cinco passos para fazer os projetos acontecerem com efetividade

Você sabe qual é o principal elemento responsável pelo fracasso dos projetos nas empresas? A comunicação problemática é a grande responsável em cerca de 80% dos empreendimentos que não dão certo, de acordo com o Project Management Institute Brasil (PMI). Todos esses prejuízos poderiam ser evitados se os líderes assumissem com efetividade o seu papel na comunicação interna da empresa.

Todos sabem que a comunicação é extremamente importante para o sucesso de qualquer negócio ou relacionamento. Mas, por parecer ser algo simples, mesmo em dias de comunicação multimídia, muitos líderes ainda cometem grandes falhas de comunicação. E esses problemas quase nunca estão relacionados às ferramentas ou aos profissionais contratados. Saiba que dois risquinhos azuis no WhatsApp não significam que alguém compreendeu a sua mensagem, porque comunicação não é o que você fala, mas o que o outro entende.

Não pense que para cumprir seu papel de líder na comunicação interna irá gastar tempo preocupado com e-mails perfeitos ou belos anúncios no mural. Essas tarefas podem ser delegadas para profissionais de comunicação, redatores, designers…

Mas então, qual é o papel do líder na comunicação interna da empresa? Como a comunicação interna gerada pelo líder pode melhorar a qualidade da troca de informações para otimizar o trabalho e evitar prejuízos de tempo e dinheiro?

Não é tão complicado quanto pode parecer à primeira vista. A parte mais difícil é não dar ouvidos ao seu “orgulho de chefe à moda antiga” e dedicar-se a identificar os pontos em que precisa adotar comportamentos mais coerentes com os resultados que você deseja para a empresa. Você pode começar seguindo cinco passos simples, e logo poderá constatar resultados significativos no comportamento e na entrega de seus colaboradores.

1. Saiba exatamente qual é o seu contexto

Antes de tudo, para executar bem o seu papel de líder e comunicador, é preciso ter clareza sobre os resultados desejados para ajustar as soluções de acordo com o contexto: recursos disponíveis, metas possíveis, o passo-a-passo.

Conheça muito bem o seu negócio e o potencial de cada colaborador. Converse com os auditivos, os visuais e os sinestésicos.

Não confie cegamente nos procedimentos e nas ordens claras. Nem sempre a comunicação vertical de cima para baixo é efetiva. Você vai entender melhor mais à frente.

2. A função do líder é conectar

O líder deve compreender que seu papel natural não é dar ordens, não é simplesmente “gerenciar” as operações. Sua função deve ser conectar as pessoas certas às respectivas “tarefas”, mostrando como fazer e qual o propósito do papel de cada um. Isso só é possível a partir de um profundo entendimento dos resultados desejados. É a partir desse conhecimento que o líder conecta diferentes equipes e departamentos e as habilidades para facilitar as próprias comunicações.

Essa conexão entre o líder e seus liderados acontece, principalmente, pelo exemplo. O exemplo, a coerência e a consistência nas atitudes são a mais poderosa ferramenta de comunicação à disposição de um líder que deseja obter resultados eficazes.

Um exemplo prático: se ética faz parte da lista de valores da empresa, o líder coerente nunca solicita algo contrário a esse valor. Se qualidade é um valor da empresa, o líder jamais permite qualquer entrega com qualidade inferior ao que fora prometido, mesmo que isso implique prejuízo devido alguma falha.

3. Gerencie a comunicação interna

Quando a empresa tem vários diretores, gerentes ou supervisores de departamentos e equipes, como o líder geral ou CEO pode contribuir para que eles melhorem suas lideranças colaborativas? Depois de melhorar a sua própria comunicação o segundo passo é ajudar seus diretores e gerentes a se comunicarem melhor e a se conectarem com cada membro de suas respectivas equipes subordinadas. Você deve garantir que a relação gerente-funcionário seja clara.

Isso só é possível quando os comunicados são trabalhados de maneira clara em todos os processos e plataformas de comunicação interna. Na linguagem, no relacionamento, nas atitudes.

Tudo bem, eu já entendi a importância da comunicação, mas como saber se estou comunicando de maneira correta?

Calma. Você não precisa fazer outra faculdade para só depois tornar-se um melhor líder e excelente comunicador. Para conferir se existe mesmo uma lacuna entre suas palavras e ações, os profissionais de comunicação possuem as ferramentas e técnicas práticas para ajudá-lo a ter um diagnóstico real e resolver essa questão em seu contexto específico.

4. Ouvir mais e falar menos

Mais do que informar, o papel do líder na comunicação interna da empresa consiste em saber ouvir. Mais do que dar respostas, um bom líder sabe fazer as perguntas certas e deixar que seus colaboradores tragam as respostas. Mais do que comunicar com palavras, um bom comunicador fala com suas atitudes e com todo o seu corpo – com gestos sempre em perfeita harmonia com seu discurso.

A linguagem corporal é uma ferramenta poderosa de comunicação. Intuitivamente você percebe quando o outro não está interessado ou atento ao que você está falando. Você percebe. Eles percebem.

Você consegue perceber se sua equipe recebe suas mensagens com confiança ou indiferença?

Aprenda sobre isso e fique atento! Faça uso das informações não-verbais e veja seus negócios darem certo mais e mais, deixando para trás o que não deu certo por falta de clareza e assertividade em suas trocas de informações.

Não deixe de solicitar feedback sobre como sua liderança e comunicação é percebida por seus colaboradores. Sua comunicação é percebida como excelente? Sua liderança é confiável? Suas habilidades e nível de conhecimento são críveis? Qual a reputação interna da empresa entre seus liderados? Você precisa desse diagnóstico antes de traçar sua estratégia de comunicação interna, para que ela seja pontual e assertiva e evite gastar tempo e dinheiro desnecessários.

5. Comunicação interna é sempre multimídia.

Seja aberto a fazer uso de todos os tipos de mídia possível, para que a comunicação interna possa fluir de maneira direcionada e direta, conforme a necessidade.

Mas como saber qual é a melhor plataforma para este e aquele tipo de informação?

Por exemplo, quando a demanda for por transferir informações formais relacionadas ao trabalho, é necessário utilizar a comunicação audiovisual e escrita, com reforço através da comunicação verbal e feedback para tirar dúvidas ou ainda, fazer um comunicado oral seguido da descrição em texto, conforme o grau de complexidade da informação.

Lembre-se que o diálogo é a ferramenta mais poderosa de comunicação, pois além de gerar um feedback imediato, é uma comunicação próxima e pessoal que gera relacionamento e confiança. Mas saiba usar da maneira correta, e sempre intencional e profissional para não deixar as coisas informais e amigáveis demais, comprometendo os resultados.

Esse olhar aprofundado é fundamental em tempos de comunicação eletrônica que muitas vezes servem para deixar confusas as hierarquias de comunicação e enfraquecer as relações pessoais. O bom uso dessa ferramenta é o trabalho do líder e pode ser um meio de aproximação amigável e com baixo custo – quando isso for importante e parte da estratégia de comunicação interna.

Nesse sentido, para detectar os pontos fracos e encontrar as melhores soluções de comunicação interna para a empresa, contar com a ajuda de especialistas é fundamental, como relata Alex Masuda, Gerente Geral do Centro de Serviços Compartilhados (CSC) do Grupo Sol Panamby. Ao procurar melhorar o índice de satisfação junto aos clientes internos e a comunicação entre as áreas administrativas e negócios do CSC, Masuda contratou a agência V20. Segundo ele, “as ações propostas para a solução do problema foram assertivas e customizadas. Além disso, nos atenderam em diversas outras demandas, sempre de forma eficiente e solícita”, relata. “Os profissionais da V20 tiveram uma preocupação muito grande em entender a nossa real necessidade. Eles mergulharam na cultura da empresa e conheceram todas as pessoas.” Para o Grupo Sol Panamby, “considerando os feedbacks já recebidos de nossos clientes, asseguramos que todas as ações propostas e executadas pela V20 foram positivas e muito bem avaliadas nas pesquisas”

Vamos conversar mais sobre esse assunto?

Se você se interessa por esse tema, que tal tomarmos um café? Vamos conversar e descobrir como os tópicos abordados podem ser aplicados em sua empresa? Descubra como sua empresa pode dispor de ferramentas para melhorar ainda mais a Comunicação Interna! Conte com a V20 para detectar e solucionar seus problemas de comunicação.

Entre em contato conosco.

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